HOB Courrier

Description

Le courrier d’une collectivité, tenu comme il doit l’être

Dans une mairie, le courrier n’est pas de la correspondance ordinaire. C’est un registre légal, des délais de réponse opposables, des documents qui deviennent des archives publiques. Un courrier perdu entre deux bureaux, un accusé de réception oublié, un délai dépassé : ce sont des risques réels, et un tableur ne les couvre pas.

HOB Courrier suit un courrier du premier jour au dernier, sans jamais lâcher le fil.

Le parcours d’un courrier, de bout en bout

On l’enregistre. Papier scanné, courriel, ou demande déposée en ligne par un administré : le courrier entre au registre et reçoit son numéro. La numérotation est continue et sans trou, garantie même si deux agents enregistrent en même temps.

On le transmet. L’agent choisit le service traitant et l’agent instructeur. Le courrier apparaît alors dans la « bannette » de la personne concernée — sa pile de travail du jour. Des bannettes automatiques signalent ce qui traîne : courriers à qualifier, en retard, sans accusé de réception.

On y répond. L’agent rédige la réponse depuis un modèle, dans un éditeur de texte classique. Les informations du courrier (numéro, date, expéditeur, échéance, base légale) sont insérées automatiquement. Le PDF est produit d’un clic.

On la fait signer. La réponse part au parapheur — la pile numérique du DGS ou du maire. Visa, avis, signature : chaque étape est datée, avec son délai propre, et l’ordre des signataires est respecté. Le document signé porte la preuve de sa signature.

On l’expédie. Par courriel, avec prévisualisation avant envoi, ou en courrier papier enregistré au registre de départ.

On la classe. Le courrier est clos, sa durée de conservation appliquée, puis versé aux archives intermédiaires. L’élimination, quand elle vient, exige le visa daté des Archives départementales.

Les délais légaux, calculés pour vous

L’administration doit répondre dans des délais fixés par la loi, et son silence vaut parfois acceptation. HOB Courrier connaît ces régimes, calcule l’échéance en tenant compte des week-ends et des jours fériés, et prévient à J-30, J-15, J-7 et J-1.

Un tableau de bord affiche les échéances qui approchent, les dépassements, et les demandes qui n’ont pas reçu d’accusé de réception conforme. Quand un délai est écoulé, l’attestation d’acceptation implicite est produite automatiquement.

Chacun voit ce qu’il doit voir, et rien de plus

Un courrier de ressources humaines ne doit pas s’afficher dans la liste de l’agent d’accueil. Le service urbanisme n’a pas à consulter les dossiers du CCAS.

Chaque compte reçoit un rôle, des services, et un niveau de confidentialité maximal. Le filtrage s’applique dans la recherche elle-même : un courrier hors de votre périmètre n’apparaît nulle part, pas même dans un total. Un document dont vous avez besoin sans y avoir droit se demande, avec un motif écrit, et la décision est motivée et tracée.

Vos administrés suivent leur demande

Un formulaire public permet de déposer une demande en ligne. Elle entre au registre par le même chemin qu’un courrier papier. Le demandeur reçoit un accusé de réception et un code de suivi, avec lequel il consulte l’avancement de son dossier — sans compte à créer.

Rien ne part automatiquement en son nom : l’accusé de réception est préparé, un agent le relit et déclenche l’envoi.

Vos documents restent chez vous, et protégés

Les fichiers sont stockés hors de la partie publique du site, chiffrés, et servis uniquement après vérification des droits — chaque ouverture de document étant enregistrée. Le journal des événements est chaîné : on ne peut pas en retirer une ligne sans que la vérification d’intégrité le détecte.

Aucune donnée ne part chez l’éditeur. Et un courrier ne se supprime pas : seule la procédure d’élimination archivistique, après visa des Archives départementales, détruit un fichier — le numéro, les métadonnées et le journal étant conservés définitivement.

Une aide facultative à la lecture

Si vous le souhaitez, l’extension peut proposer un résumé, un niveau d’urgence ou un service destinataire pour un courrier entrant. Vous fournissez votre propre clé auprès du fournisseur d’intelligence artificielle Claude  ; les appels partent directement chez lui, jamais chez nous. Les propositions sont soumises à validation, jamais appliquées d’office.

Cette fonction est désactivée par défaut, et aucune autre fonctionnalité n’en dépend. Les courriers confidentiels, de ressources humaines, sociaux, médicaux, adressés à un élu ou relevant d’un marché public ne sont jamais transmis à un service extérieur, quel que soit le réglage.

Ce qu’il vous faut

Un site WordPress 6.3 ou plus récent, PHP 8.1 ou plus récent, et un hébergement mutualisé classique suffit. L’assistant d’installation configure la sécurité, crée votre organisation et charge les référentiels en quelques minutes, sans manipulation de fichier.

Bon à savoir

HOB Courrier gère le courrier, le registre légal et le pré-archivage. Ce n’est pas un système d’archivage électronique à valeur probante au sens des normes NF Z42-013 et NF 461, et il ne prétend pas l’être : il produit des paquets d’archives destinés à un tel système, si votre collectivité en utilise un.