Logiciel de gestion de courrier Mairie HOB Courrier

Description

Le courrier d’une collectivité n’est pas de la correspondance ordinaire

C’est un registre légal. Les délais de réponse sont opposables, et les documents finiront aux archives publiques. Un courrier égaré entre deux bureaux, un accusé de réception oublié, une échéance dépassée : chacun de ces oublis a des conséquences réelles pour la collectivité. Un tableur ne les couvre pas.

Suivre le courrier demande donc un outil qui accompagne chaque pli de son arrivée jusqu’à son archivage. HOB Courrier remplit ce rôle de logiciel de gestion du courrier de mairie, directement dans votre site WordPress. Rien d’autre à installer, aucun abonnement à une plateforme externe, et vos documents restent sur l’hébergement que vous gérez déjà.

 

Gérer le courrier d’une mairie depuis un workflow WordPress

Tout se passe dans l’interface d’administration de votre site. Le logiciel de gestion du courrier de votre mairie suit six étapes, du registre d’arrivée jusqu’au versement aux archives

1. On enregistre le courrier. Papier scanné, courriel, ou demande déposée en ligne par un administré : le courrier entre au registre d’arrivée et reçoit son numéro. La numérotation est continue et sans trou, garantie même si deux agents enregistrent en même temps depuis deux postes.
2. On transmet le courrier au bon interlocuteur. L’agent choisit le service traitant et l’agent instructeur. Le courrier apparaît alors dans la bannette de la personne concernée, c’est à dire sa pile de travail du jour. Des bannettes automatiques signalent ce qui traîne : courriers à qualifier, en retard, sans accusé de réception.
3. On répond au courrier. L’agent rédige la réponse depuis un modèle, dans l’éditeur de texte de WordPress. Les informations du courrier, numéro, date, expéditeur, échéance et base légale, sont insérées automatiquement. Le PDF est produit d’un clic.
4. On fait signer le courrier. La réponse part au parapheur, la pile numérique du DGS ou du maire. Visa, avis, signature : chaque étape est datée, avec son délai propre, et l’ordre des signataires est respecté. Le document signé porte la preuve de sa signature.
5. On expédie le courrier. Par courriel, avec prévisualisation avant envoi, ou en courrier papier enregistré au registre de départ.
6. On classe le courrier. Le courrier est clos, sa durée de conservation appliquée, puis versé aux archives intermédiaires. L’élimination, quand elle vient, exige le visa daté des Archives départementales.

 

Un logiciel de gestion du courrier qui calcule vos délais légaux

L’administration doit répondre dans des délais fixés par la loi, et son silence vaut parfois acceptation. Le délai court à partir de la réception de la demande, se calcule en jours ouvrés ou en jours francs selon le régime applicable, et un accusé de réception non conforme peut suffire à le faire courir plus longtemps que prévu.

Ces règles sont intégrées au logiciel de gestion du courrier de votre mairie pour WordPress HOB Courrier. À l’enregistrement au registre, l’échéance est calculée en tenant compte des week-ends et des jours fériés, et l’agent instructeur est prévenu à J-30, J-15, J-7 et J-1.

Un tableau de bord affiche les échéances qui approchent, les dépassements, et les demandes qui n’ont pas reçu d’accusé de réception conforme. Quand un délai est écoulé, l’attestation d’acceptation implicite est produite automatiquement, prête à être remise à l’administré qui la demande.

 

Chacun voit ce qu’il doit voir, et rien de plus

Un courrier de ressources humaines ne doit pas s’afficher dans la liste de l’agent d’accueil. Le service urbanisme n’a pas à consulter les dossiers du CCAS. Un logiciel de gestion du courrier de mairie doit donc cloisonner, et pas seulement classer.

Gérer le courrier d’une collectivité depuis WordPress suppose des habilitations plus fines que les rôles natifs du CMS. Chaque compte reçoit un rôle, un ou plusieurs services, et un niveau de confidentialité maximal.

Ces droits s’appliquent partout dans la gestion du courrier, y compris dans la recherche au registre : un courrier hors de votre périmètre n’apparaît nulle part, pas même dans un total ou un compteur.

Un document dont vous avez besoin sans y avoir droit se demande, avec un motif écrit. La décision est motivée, tracée, et consultable comme n’importe quel autre événement du registre.

 

Vos administrés suivent leur demande en ligne

Un formulaire public permet de déposer une demande depuis le site de la mairie. Elle entre au registre du courrier par le même chemin qu’un pli papier, avec son numéro et son échéance légale, et suit le même workflow WordPress jusqu’à la réponse.

Le demandeur reçoit un accusé de réception et un code de suivi. Ce code lui permet de consulter l’avancement de son dossier à tout moment, sans avoir à créer de compte sur votre site.

Rien ne part automatiquement en son nom : l’accusé de réception est préparé par le logiciel de gestion du courrier, un agent le relit et déclenche l’envoi. Le service traitant garde la main sur ce qui sort de la mairie.

 

Logiciel de gestion de courrier WordPress : vos documents restent chez vous, et protégés

Les fichiers du registre sont stockés hors de la partie publique de votre site WordPress, chiffrés, et servis uniquement après vérification des droits. Chaque ouverture de document est enregistrée. Le journal des événements est chaîné : on ne peut pas en retirer une ligne sans que la vérification d’intégrité le détecte. Aucune donnée ne part chez l’éditeur du logiciel de gestion du courrier. Votre collectivité reste seule responsable de ses documents, sur l’hébergement qu’elle a choisi.

Un courrier ne se supprime pas. Seule la procédure d’élimination archivistique, après visa des Archives départementales, détruit un fichier. Le numéro, les métadonnées et le journal du registre sont conservés définitivement.

 

Une aide facultative à la lecture par IA des courriers entrants

Si vous le souhaitez, notre plugin de gestion du courrier pour site mairie WordPress peut proposer un résumé, un niveau d’urgence ou un service destinataire pour un courrier entrant. Vous fournissez votre propre clé auprès d’Anthropic, éditeur du modèle Claude, et les appels partent directement chez lui, jamais chez nous. Les propositions sont soumises à validation par l’agent, jamais appliquées d’office au registre.

Cette fonction est désactivée par défaut, et aucune autre fonctionnalité de gestion du courrier n’en dépend. Les courriers confidentiels, de ressources humaines, sociaux, médicaux, adressés à un élu ou relevant d’un marché public ne sont jamais transmis à un service extérieur, quel que soit le réglage de votre mairie.

 

Ce qu’il vous faut pour installer le plugin de gestion de courrier HOB Courrier

HOB Courrier s’installe sur un site WordPress 6.3 ou plus récent, avec PHP 8.1 ou plus récent. Un hébergement mutualisé classique suffit. Ce plugin de gestion du courrier ne demande ni serveur dédié, ni service externe, ni abonnement à une plateforme tierce.

L’assistant d’installation configure la sécurité, crée votre organisation et charge les référentiels en quelques minutes, sans manipulation de fichier ni intervention sur le serveur.

Bon à savoir : ce que HOB Courrier fait, et ce qu’il ne fait pas

HOB Courrier est un logiciel de gestion du courrier et de tenue du registre légal de votre mairie. Il couvre le cycle complet d’un pli, de son enregistrement à son versement aux archives intermédiaires, ainsi que le pré-archivage. Ce n’est pas un système d’archivage électronique à valeur probante au sens des normes NF Z42-013 et NF 461, et il ne prétend pas l’être. Il produit des paquets d’archives destinés à un tel système, si votre collectivité en utilise un.